【PC業務効率化】ケアマネジャーが使うべきGoogleカレンダーの基本機能４選
2024年07月18日
ケアマネジャーとしての業務は多岐にわたり、その中にはスケジュール管理も含まれます。スケジュール管理を効率的に行えば、業務全体の効率化にもつながります。
ここでは、業務効率化のためのツールとして、手軽で使いやすいGoogleカレンダーの基本操作・利用方法について解説します。
目次
・Googleカレンダーとは
・アカウント作成と初期設定
①カレンダーの追加
②定期的に開催される予定の追加
③自分のカレンダーを共有する
④場所の追加
Google カレンダーとはGoogleからリリースされているクラウド上で予定を管理できる、無料のスケジュールアプリです。
パソコン上だけではなく、スマートフォン上でも操作が可能で、どこでもスケジュールを確認・編集するのに適しています。
Googleカレンダーを利用するためには、まずGoogleアカウントを作成する必要があります。既にGmailなどのGoogleサービスを利用している場合は、そのアカウントを使用することができます。
新規でアカウントを作成する場合は、Googleのアカウント作成ページから簡単に手続きが可能です。名前やアドレス、パスワード、携帯電話の番号を入力して、セキュリティ確認を実施すれば利用可能となります。
まず、新しくGoogleカレンダーに予定を追加してみましょう。
これでカレンダーに自分の予定が表示されるようになり、スケジュールを管理しやすくなります。
①まずGoogleを開き、右上にある９つの点のアイコンをクリック
②クリックすると添付画像のように色々なアイコンが出てくるので、そこから「カレンダー」を選択。するとカレンダーの画面に移動する
③予定を入力したい日時をクリック
④画像のような詳細を入力する画面になるので、「タイトルを追加」の表記があるところにどんな予定なのかわかるようにタイトルを記入する
⑤右下の保存ボタンをクリックすると、カレンダーに新しく予定が記載される
実際にケアマネが使用している例
・訪問日が決まったときに記入することで、その後入った予定とのバッティングを防ぐ
例）〇〇様ご訪問 〇〇様担当者会議 など
予定の追加ができたら、「毎週火曜日」のような定期的に開催される予定を追加してみましょう。
これをすることで毎週毎週自分で手入力しなくても、自動で同じ頻度で予定が入ってきます。
①新規の予定を追加する際と同じく、予定を追加したい日時をクリック
毎週火曜日に予定を入れたいのであれば、今開いているカレンダーの火曜日をクリック
②詳細を入力する画面が出てくるので、「タイトルを追加」にタイトルを記入する
③画像の「タイムゾーン 繰り返さない」と表示されているところあたりをクリック
④さらに「繰り返さない」と表示されているところをクリックすると、予定の頻度が選べるので希望のものを選択
⑤最後に保存をクリックすると、希望した頻度でカレンダーに追加される
実際にケアマネが使用している例
・事業所内で定期的に開催されるミーティングを設定しておく。
・自分自身のルーティーンワークを設定しておく。
今度は自分のカレンダーを事業所内で共有して、予定を知ってもらいましょう。
これによってカレンダーを見るだけで自分の予定を把握してもらうことができます。
またこの操作を周りの人にも行なってもらうことで、自分のカレンダーでも周りの人の予定を確認できるようになります。
①自分のカレンダーを開き、左にある自分の名前の横の３つの点をクリック
画像のようなものが出てくるので、「設定と共有」をクリック
②すると違う画面に移動するので、画像にある「特定のユーザーまたはグループを追加する」をクリック
③次に「ユーザーやグループを追加」をクリック
「メールアドレスまたは名前を追加」のところに自分のカレンダーを共有したい相手のメールアドレスまたは名前を入力
④下にある送信を送ると、共有したい相手にメールが送られる
▼ここからはカレンダーを共有した相手が行う操作
⑤相手にはメールが送られているので、相手方に「このカレンダーを追加」をクリックしてもらう
すると自分のカレンダーが相手のカレンダーからも見ることができる
実際にケアマネが使用している例
・事業所内でお互いのスケジュールを把握する
・電話応対をする従業員が「いつ連絡可能なのか」を把握し、伝えることが可能
①新規の予定を追加する際と同じく、予定を追加したい日時をクリック
②詳細を入力するものが出てくるので、「タイトルを追加」にタイトルを記入する
③画像の「場所を追加」の記載があるところをクリックし、住所を入力して保存
（Googleマップに登録されている場所であれば名前でも入力可能）
④確定された予定をクリックすると、住所が追加されている。住所をクリックすると、どこにあるかをGoogleマップ上で示してくれる（画像はダイバーシティ行徳）
また「マップで開く」をクリックすれば、Googleマップで詳細を確認することも可能
実際にケアマネが使用している例
・ご利用者様の家や事業所などを登録して、カレンダーからマップを確認可能
今回はGoogleカレンダーの中でも特に基本的な操作について見てきました。
次回Googleカレンダーの解説をする際には、もう少し上級者に向けた便利な機能を解説したいと思います。
Googleカレンダーを使用して業務を効率化していき、ご利用者様のためになる質の高いケアマネジメントを実現しましょう。
