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2024年10月03日

1. スケジュールの可視化
2. 業務管理表で優先順位をつける
3. 連続的な予定の調整
4.月末から翌月の準備

日々の業務に追われて、月末に短期目標が切れることに気づいたり、今月の訪問がまだ終わっていなかったりすることはありませんか？ケアマネジャーの皆さんは事務的な記録や書類作成、訪問などでスケジュール管理に苦労されている方も多いのではないでしょうか。実際ケアマネ1人あたりの労働投入時間を見てみると、多岐にわたる業務を日々行っていることがわかります。
今回はスケジュール管理が改善されるような提案をいくつかさせていただくので、ぜひご参考にしていただけたら幸いです。

Googleカレンダーなどおすすめツール

　ケアマネジャーのスケジュール管理をよりよくするためには、予定を可視化することが非常に重要です。多数の訪問や担当者会議の予定を把握し、適切に管理することは、業務の効率を大幅に向上させます。Googleカレンダーは、そのための最適なツールの一つです。スマートフォンやPCで同期が可能で、どこにいてもスケジュールを確認・編集することができます。また、共有機能を使えば、チーム内でスケジュールを簡単に共有することができ、連携がスムーズになります。他にも、リマインダー機能や通知機能を活用することで、重要な予定を見逃すことがなくなります。

そのほかカレンダー機能の詳細に関しては下記リンクの記事より確認してみてください。
https://www.diversitygroup.jp/topics/1382/

紙の手帳 vs デジタルツール

　スケジュール管理において、紙の手帳とデジタルツールそれぞれにメリットがあります。紙の手帳は書き込みや直接確認する際の自由度が高く、視覚的に予定を把握しやすいです。また、スマートフォンのバッテリー切れなどの心配がなく、いつでも確認できます。一方、デジタルツールはスケジュールの自動同期や共有が容易で、リマインダー機能も充実しています。また、検索機能を使えば過去の予定もすぐに見つけることができます。
どちらを使うかはご自身の使いやすい方でいいと思いますが、今後デジタルツールの発展もさらに活発になるため、今のうちから手帳からデジタルツールに変えておくというのも一つの手かもしれません。

業務管理表の作成

ケアマネジャーの業務は多岐にわたるため、ご利用者様ごとに何をいつまでにしなければいけないかを把握することが必要です。そのために業務管理表を作成して、すべてのタスクや期日を一覧にしてみられるようにすると良いでしょう。
具体的に業務管理表は以下の情報を記載すると望ましいでしょう。

• 名前
• 介護度
• 短期目標期間
• 介護保険の期間
• 担当者会議開催日
• モニタリング実施日
• 区分変更
• 確認事項
• アセスメント実施日

このような業務管理表を作成した上で、まず介護保険証の更新や今月担当者会議が必要な方、区分変更中で今月介護認定がおりるかもしれない方を第一優先として対応しましょう。
また、次に短期目標が切れる方を優先し、翌月のプラン作成、担当者会議招集・案内作成や紹介記録を送ります。このようなポイントを見落とさないように色付けしておくといつみてもわかりやすいです。

訪問の一括調整

ケアマネジャーの仕事の一つとして訪問し、モニタリングをすることが比較的大きな割合を占めています。この訪問の効率化には、訪問先の近隣をまとめて調整することが重要です。例えば、同じ地域に住んでいる利用者をまとめて訪問することで、時間と移動の手間を削減できます。そのためには、前もってご利用者様の住所や訪問予定を整理し、一度にまとめて訪問計画を立てることが有効です。Googleカレンダーなどのデジタルツールを活用すると、複数の予定を視覚的に確認しやすくなります。しかし、あくまでご利用者様のご都合に合わせることが重要なので、その点を忘れないようにしながら訪問を効率的に行えると良いでしょう。
また予定の組み方としては、1日平均で3件ほど訪問、モニタリングを行うことで、20日ごろまでにはモニタリング業務を終了させることができます。このように計画的に取り組むことで、他の業務にも余裕をもって取りかかることができます。

スケジュールをより楽に進めるためには、月末から翌月の準備をしておくことも重要です。毎月25日ごろには実績や報告書が各事業所から送られてきます。送られてきてそのまま溜めておくのではなく、すぐに実績を入力し、給付管理設定まで入力することが重要です。全ての実績が揃ってから各設定を行うのでは、緊急時に対応できなくなることもあります。ですので、届いたものから順次入力していくことがポイントです。具体的な目安としては

【要支援の提出期限：5日まで】
→3日までには入力を終わらせ、4日には地域包括支援センターへの報告を終える。
【要介護のレセプト請求期限: 10日まで】
→8日までには入力を終わらせ、9日には電送を終了する。

月末から都度入力し、月初は見落としのないようにFAXは毎日定期的に確認し、ファイリングを行います。早めに対応することで、エラーや緊急の事態にも対応できるので、心がけておくと良いでしょう。